E-faktúra od 1. 1. 2027: čo musí firma pripraviť a čo sa dá automatizovať

Koho sa e-faktúra týka

• Vystavovať e-faktúry musia platitelia DPH pri tuzemských obchodoch medzi firmami (aj voči štátu a samospráve).
• Prijímať e-faktúry musí vedieť každá firma a podnikateľ, aj neplatiteľ DPH: s. r. o., živnostníci, slobodné povolania, neziskovky či obce.
• Faktúr pre bežných ľudí (spotrebiteľov) sa povinnosť netýka.
• Cezhraničné faktúry prídu na rad neskôr, finančná správa počíta s rokom 2030.

Čo sa reálne mení

Faktúra už nebude dokument na pozeranie, ale údaje v presne danom formáte (XML podľa európskej normy EN 16931). Neposiela sa e-mailom, ale cez sieť Peppol prostredníctvom digitálneho poštára, teda certifikovaného poskytovateľa, ktorého si firma vyberie a s ktorým uzavrie zmluvu. Poštár faktúru doručí odberateľovi a údaje z nej odovzdá finančnej správe.

Pre firmu to znamená tri veci: musí mať poštára, jej fakturačný alebo účtovný program musí vedieť e-faktúry vytvoriť a prečítať a niekto musí mať jasno v tom, kde faktúry pristávajú a kto ich spracuje.

Čo stihnúť do konca roka

• Opýtajte sa dodávateľa fakturačného programu alebo účtovníka, či program podporuje e-faktúry a s ktorým poštárom spolupracuje.
• Vyberte digitálneho poštára. Zoznam certifikovaných poskytovateľov zverejňuje finančná správa a je ich už takmer sto. Samotný výber na portáli ešte nie je zmluva.
• Podpíšte zmluvu a vyskúšajte príjem. Poštár vás zapíše do siete Peppol, aby vám dodávatelia vedeli faktúry doručiť.
• Dohodnite sa s účtovníkom, kto bude prijaté faktúry kontrolovať a ako sa k nemu dostanú.
• Prejdite, odkiaľ dnes faktúry vystavujete. Faktúry z e-shopu, z CRM alebo z tabuľky musia po novom ísť tiež cez poštára.

Pozor na odklad, o ktorom sa píše. Navrhovaná úľava sa týka len pokút za chyby a omeškanie pri vystavovaní v prvých mesiacoch. Prijímanie sa odkladať nebude: ak nemáte poštára, dodávateľ vám faktúru jednoducho nedoručí.

Kde vzniknú problémy

• E-shop vystavuje faktúry sám. Ak faktúry pre firemných zákazníkov tvorí plugin e-shopu, treba ho prepojiť s poštárom alebo s fakturačným systémom, ktorý to už vie.
• Viac miest, odkiaľ chodia faktúry. Ručne v programe, z e-shopu, z rezervačného systému. Každé z nich treba napojiť, inak sa niektoré faktúry k poštárovi nedostanú.
• Nesprávne údaje odberateľa. E-faktúra potrebuje presné DIČ a identifikáciu príjemcu v sieti. Chyby, ktoré pri PDF nikoho netrápili, teraz faktúru zastavia.
• Prijaté faktúry ostanú v aplikácii poštára a nikto ich nespracuje, ak nie je dohodnuté, kto ich preberá.

Čo sa dá automatizovať

Štruktúrované údaje sú pre automatizáciu ideálne. Kým PDF faktúru musel niekto čítať a prepisovať, e-faktúra prichádza ako údaje, ktoré vie systém spracovať sám.

• Objednávka firemného zákazníka v e-shope vytvorí e-faktúru a odošle ju cez poštára bez ručného zásahu.
• Prijaté faktúry od dodávateľov sa automaticky uložia, priradia k nákladovej kategórii a pošlú na schválenie.
• Platba z banky sa sama spáruje s faktúrou a neuhradené faktúry dostanú pripomienku.
• Kontrola údajov odberateľa (DIČ, adresa) prebehne ešte pred vystavením, takže faktúra sa nevráti.
• Prehľad vystavených a prijatých faktúr sa každý týždeň sám pošle majiteľovi alebo účtovníkovi.

Súvisí to s tým, čo opisujeme v článkoch AI automatizácia faktúr a e-mailov a Prepojenie e-shopu s účtovníctvom.

Ako pomôžeme

Nie sme daňoví poradcovia, výber poštára a daňové otázky riešte s účtovníkom. My riešime technickú časť v rámci služieb automatizácia procesov a automatizácia e-shopu: zmapujeme, odkiaľ vo firme faktúry vznikajú, napojíme e-shop, CRM alebo vlastný systém na fakturačný program či poštára a nastavíme automatické spracovanie prijatých faktúr. Všetko otestujeme na skutočných dokladoch, aby 1. januára nič nezastalo.

Ak si nie ste istí, či váš e-shop alebo systém na e-faktúry stačí, napíšte nám. Pozrieme sa na to a ozveme sa do 48 hodín.

Autor: Jakub Porubčan, Xirex