Poriadok v dátach: prečo sa chaos nedá automatizovať
Automatizácia pracuje s údajmi, ktoré jej dáte. Ak sú v nich duplicity, chyby a rôzne formáty, výsledkom nie je poriadok, ale rýchlejší chaos.
Ako vyzerá neporiadok v dátach
- ten istý zákazník je v systéme trikrát, zakaždým inak napísaný,
- telefónne čísla a dátumy sú v rôznych formátoch,
- dôležité informácie sú v poznámke namiesto vlastného poľa,
- existuje niekoľko verzií tej istej tabuľky a nikto nevie, ktorá platí,
- produkty nemajú jednotné kódy.
Prečo to automatizácii prekáža
Človek si s nejasným záznamom poradí, systém nie. Faktúra sa vystaví na nesprávneho zákazníka, pripomienka odíde dvakrát alebo sa objednávka nespáruje s platbou.
Jeden zdroj pravdy
Pre každý druh údajov určite jedno miesto, kde je správna verzia: zákazníci v CRM, produkty v e-shope, faktúry v účtovnom systéme. Ostatné systémy si údaje odtiaľ berú, neprepisujú ich.
Ako dáta upratať
- zlúčte duplicitné záznamy,
- zjednoťte formáty čísel, dátumov a adries,
- presuňte dôležité údaje z poznámok do vlastných polí,
- zrušte staré verzie tabuliek,
- doplňte chýbajúce povinné údaje.
Pravidlá, aby neporiadok nevznikol znova
Povinné polia vo formulároch, výber z možností namiesto voľného textu a kontrola pri zadávaní. Kto údaj zadá raz správne, ušetrí prácu všetkým po ňom.
Až potom nástroje
S upratanými dátami je prepojenie systémov jednoduchšie a spoľahlivejšie. Upratanie dát je preto pevnou súčasťou toho, ako robíme automatizáciu procesov. Viac o častých omyloch v článku Najčastejšie chyby v automatizáciách.
