Audit firemných procesov: ako zistiť, kde firma stráca čas
Audit procesov je spoločné prejdenie toho, ako firma naozaj funguje: kto čo robí, v akom poradí a v akom nástroji. Je to prvý krok pred akoukoľvek automatizáciou, pretože ukáže, kde má zmena najväčší zmysel.
Čo audit zisťuje
- ktoré úlohy sa opakujú každý deň alebo týždeň,
- kde sa tie isté údaje prepisujú z jedného miesta na druhé,
- kde práca čaká na jedného človeka,
- kde vznikajú chyby a ako sa na ne prichádza,
- ktoré nástroje sa používajú a či sú prepojené.
Ako prebieha
Najviac sa zistí pri rozhovore s ľuďmi, ktorí prácu naozaj robia, nie z popisu na papieri. Prejde sa celá cesta jednej zákazky alebo objednávky od začiatku do konca a zapíše sa každý krok, aj ten, ktorý „robíme tak odjakživa“.
Čo si pripraviť
- zoznam nástrojov a tabuliek, ktoré používate,
- príklady typických zákaziek aj tých problémových,
- odhad, koľko času zaberajú opakované úlohy,
- ľudí, ktorí sa môžu k svojej práci vyjadriť.
Výsledok auditu
Zrozumiteľná mapa procesov a zoznam miest, kde sa dá ušetriť čas alebo predísť chybám, zoradený podľa prínosu a náročnosti. Pri každom bode má byť jasné, či ide o úpravu postupu, prepojenie systémov alebo nový nástroj.
Čo audit nie je
Nie je to kontrola ľudí ani hľadanie vinníka. Cieľom je odstrániť rutinu, ktorú zvyčajne nikto robiť nechce. Preto je dôležité zapojiť tím od začiatku.
Audit je prvým krokom služby automatizácia procesov. Ďalší krok po audite opisuje článok Čo sa oplatí automatizovať a čo nechať na ľudí.
