Excel alebo systém na mieru: kedy tabuľky prestávajú stačiť
Veľa firiem začína s tabuľkami a je to v poriadku. Sú rýchle, lacné a každý ich pozná. Problém prichádza, keď na nich stojí celá firma a pracuje s nimi viac ľudí naraz.
Znaky, že tabuľky nestačia
- existuje viac verzií toho istého súboru,
- tabuľke rozumie len človek, ktorý ju vytvoril,
- údaje sa do nej prepisujú z iných systémov,
- chyba v jednom vzorci pokazí celý prehľad,
- nie je vidno, kto čo zmenil a kedy,
- citlivé údaje vidí každý, kto má súbor.
Možnosť 1: lepšie využiť tabuľky
Niekedy stačí tabuľky upratať, zdieľať jednu verziu online a napojiť ich na ostatné nástroje. Viac v článku Automatizácia v Google Sheets.
Možnosť 2: hotový nástroj
Na evidenciu zákazníkov, úloh či skladu existujú hotové nástroje. Sú rýchlo dostupné, no firma sa im musí do istej miery prispôsobiť. Hodia sa, ak sú vaše postupy bežné.
Možnosť 3: systém na mieru
Dáva zmysel, keď má firma vlastný spôsob práce, ktorý je jej výhodou, alebo keď hotové nástroje nepokrývajú to podstatné. Systém sa prispôsobí firme, nie naopak. Je to väčšia investícia, preto sa oplatí začať tým najdôležitejším a rozširovať postupne.
Ako sa rozhodnúť
- spíšte, čo od riešenia naozaj potrebujete,
- overte, či to zvládne hotový nástroj,
- zvážte, koľko ľudí s tým bude pracovať a ako citlivé sú údaje,
- myslite na prepojenie s e-shopom, účtovníctvom a e-mailom.
Prechod bez výpadku
Nový systém sa má zavádzať postupne: najprv preniesť údaje, chvíľu používať oba spôsoby súbežne a staré tabuľky zrušiť, až keď nový systém spoľahlivo funguje.
S výberom riešenia vám pomôžeme v rámci automatizácie procesov. Súvisiace čítanie: Automatizácia CRM.
